我们是怎样做好档案执法工作的

                                吉林市昌邑区档案局     王玉梅

吉林市昌邑区档案局认真贯彻执行《档案法》、《吉林省档案条例》、《吉林市档案管理办法》，坚持依法治档，强化了监督、指导职能，提高了全区档案管理整体水平，发展了档案事业，使昌邑区档案工作从一个起步晚、基础差的落后被动局势转变成为各项工作上水平、上档次、年年登新台阶的新局面，连续十年获得省“八五”、“九五”档案工作先进单位、宣传工作先进集体。

一、领导重视，加大投入，档案事业形成新格局
    几年来,我区档案工作的改革有了长足的进展。首先是档案工作列入了区国民经济和社会发展规划,档案经费逐年增长,年均递增10-12%。其次是昌邑区建立了档案工作领导小组，副区长张志哲任组长，主管区长代表区政府与局(馆)、各乡镇街、系统局、协作组签订档案工作依法管理目标责任状。各单位也都建立了档案工作领导小组，健全了档案工作各项规章制度。靠法制管理，靠机制运做，使区直机关、乡镇、街道、区属企事业单位都建立了档案工作，行政村和居民委建档率也达到了100％，档案工作实行了统一管理，形成了比较完整的上、下贯通，纵横交织的工作系统，构成了具有昌邑区特色档案工作网络新格局。 第三是档案员队伍得到了充实加强。各单位配齐了档案员，并对不符合要求的档案员进行了调整，而且在政治素质、业务素质、文化程度，年龄结构上也有明显改变，档案员持证上岗率达到95％。第四档案保管条件得到了改善；在经济比较困难的条件下，区（馆）扩大了大档案馆库房面积，安装了密集架19列76节，购置了必备的设备，为实现现代化管理，新购置了一台微机、一体机和档案管理软件及卡片箱等设备。基层档案保管条件也得到了改善，法院新建了符合标准的库房，并安装了20列密集架，有符合要求的档案员办公室、档案查阅室和微机、复印室，形成独立库区。检察院新建办公楼时改善了档案保管条件，扩大了库房,增加了办公室、查阅室、整理室，并安装了密集架、空调等设备，档案查询已使用微机检索，我区已有10多台微机用于档案管理,加快了我区使用现代化手段管理档案的步伐。
    二、贯彻实施《档案法》，加大依法治档宣传力度
贯彻实施《档案法》加大依法治档宣传力度，是做好档案执法工作的前题。按照省、市档案局的要求，将《档案法》列入了我区普法规划，并对宣传，实施《档案法》做了详尽的安排。
    首先，利用电台、广播、刊物、墙报、板报、宣传车等宣传工具开展宣传活动，还制做了大型标语，召开座谈会、演讲会；举办成果展览，摄影展览、知识竞赛；开展活动月、宣传一条街等活动，加大了宣传力度,收到了好效果，被区“依法治区领导组”评为先进单位，在全区推广档案依法管理经验。
    第二，建立执法监督队伍，设立举报电话，坚持每年对全区执法情况进行检查，下发执法检查通知书，并将检查结果在全区通报。我们还主动向区人大、政府汇报执法情况，接受了市人大执法检查组的检查和区人大代表的视察。
    第三，召开宣传工作会议，建立宣传报道员队伍，积极组织向新闻单位投稿，三年来，在国家、省、市、区新闻单位，刊物上发表文章120余篇，有效地发挥了舆论监督、引导作用，获科研成果、论文是102篇,其中国家级科研成果9篇，省级论文18篇，市、区级论文75篇。
    第四，在宣传贯彻《档案法》的同时，对《吉林省档案条例》、《吉林市管理办法》进行了宣传贯彻落实，并分别举办了学习培训班，对省条例和市管理办法进行了专题讲座，逐条逐句学习理解，通过学习贯彻，全区呈现了依法治档的新局面，提高了用档、管档、护档的自觉性。
    第五，开展档案执法大检查，强化了依法监督指导。去年7月份和10月份二次分三个组对全区档案执法情况进行了检查，下发了28份执法检查通知书，5份责令限期改正通知书，通过执法检查解决了队伍建设问题4例，档案保管条件3例，移交档案进馆问题4例。与此同时接受了市人大、区人大的执法检查，过去，库房漏雨，我们就请人大、政协视察，档案工作纳入“十五”规划，才有今天的档案馆。市人大执法检查团对我区档案执法工作给予了充分肯定，特别是文庙街道天胜社区档案工作得到国家、省、市的好评，开展社区建档工作做法刊登在《中国档案》杂志上。
    三、敢于执法、严于执法,开创依法治档的新局面
档案部门是执法部门，这是《档案法》赋予我们的神圣权力和光荣职责，执法就要敢执法,勤于执法，严于执法，而首要的则是敢于执法，在这方面,我们的体会是深刻的。众所周知，由于多年来档案局都是有求于人,要动真格的执法还真的比较难，特别是在本辖区内，人熟、关系多，给执法设置了种种障碍，如何冲破人情网，关系网，就成为摆在档案执法人面前的一大难题，在这方面，我们有过徘徊，有过退缩，但最终是法战胜于情，实现了敢于执法，严于执法。昌邑区一建公司档案工作是我区企业第一家升为省先进级的企业，曾做为全区的样板成为各单位学习的榜样，不少机关事业、企业单位就是到他们那学习之后，完善提高上档次，定了级当上先进的。就是这样一个典型单位在1996年执法检查中，查出他们的会计档案没有按时向综合档案室移交，库房也由于多年没有调整，随着档案的的增加，出现了装具不足，库房拥挤问题。他们提出了许多客观理由，诸如办公室紧张、资金困难等等，主管局也为此说情，面对这些压力是不了了之，还是敢于执法，我们与他们共同学习《档案法》、《会计法》等法律文件，使他们认识到是触犯了法律，应该受到处罚，为此我们向他们发出了执法通知书，并限期改正,否则从严查处。通知书发出后，我们坚持跟踪检查,使一建在限期内调整了库房,接收了会计档案并全部装盒，改善了档案保管条件，档案得到了保护，大家受到了教育。1998年一建公司通过了档案管理省部级认定，重新跨入了先进的行列。
民主街道和东局子街道在向档案馆移交婚姻档案时，遗留了一部分档案，我们也依法向他们发出了执法通知书，发出通知书后也受到了一定的阻力，这部分档案需要整理后才能移交进馆，他们提出街道没钱，无法整理这部分档案,面对这样的阻力,我们没有妥协,而是一方面多次督促档案员,一方面向街道领导耐心宣传《档案法》,讲请利害,讲清我们是在依法工作,如不按执法通知书规定的期限整理立卷移交,我们将按照《档案法》和《市档案管理办法》有关条款给予处罚。在法律面前，他们终于转变了态度，抽掉人力,购买卷皮、目录等用品并按要求整理了档案，按期向档案馆移交了3,260件婚姻档案，为全区婚姻档案实行微机管理奠定基础。
1998、2001年执法检查中，发现新地号、兴华街道库房潮湿，装具不足，当即发出了执法通知书，限期改正。他们立即行动，调整了库房，分别购买了四套档案箱，改善了库房条件，解决了装具不足的问题，尤其是新地号街道，在区政协委员视察档案工作后，第二年晋升为省二级档案室。
    1996年以来，我们共下发28份限期整改通知书，1份通报批评，解决13个村建档，4个单位档案移交问题，3个单位库房拥挤，4个单位改善保管条件问题，3个单位干部配备问题，使上述28个单位都在限期内进行了整改。在多年的执法实践中我们针对不同违法行为剖析其发生原因，采取“五抓”、“四结合”、“三个到位”，举一返三地进行档案法规学习，增强干部法制意识,克服和杜绝违法行为的发生。
    “五抓”既抓领导、抓宣传、抓重点、抓典型、抓检查。
    一抓领导，有二层含义，一抓各层次的领导，主动向他们请示汇报，主动争取他们重视支持执法检查；二是请人大、政协领导视察档案工作，请司法部门配合执法检查，以引起重视；二抓宣传，侧重两个面向，一是面向全社会做全面宣传，使其知法、懂法、守法、二是面向执法队伍，做好自身的宣传，使其知法、懂法、用法、执法；三抓重点，配合工作需要选择重点。2001年机构改革，一些部门合并，一些部门撤销，涉及到一个档案归属和新建档案问题，我们将这些部门例为重点，对档案和档案工作进行监督、检查、指导，去年7月和10月两次分三个组用半个月的时间进行检查，解决了移交进馆等疑难问题；四抓典型，抓正么两方面的典型，奖罚分明，对依法管理上等级的记功发奖（分别发给300、200、100、50元奖励）每年按照责任状规定90分以上奖励100元（主管领导和档案员），85分以上奖励50元，“九五”期间区政府召开档案工作表彰会，奖励先进工作者300元，不全完统计，全区支付奖金1.5万元。对违法的发出执法通知书责令限期改正，如不限期改正的依法进行处罚；五抓检查，执法检查，我们分为定期和不定期两种方法进行，定期检查每年进行一次全面的执法检查，涉及面广、内容多，不定期检查根据情况需要或接到举报电话，随时检查。
    “四结合”既集中检查与重点抽查相结合，每年执法检查一级单位必查，二级单位抽查；依法验收与下发通报相结合，从立卷到移交，依法验收，下发通报，成绩记入目标责任状；下发执法通知书与限期改正相结合；跟踪检查与反馈意见相结合。
    “三到位”既一是要有灵敏的信息传递机构，靠纵横交错的管理网络，向档案局反馈档案管理存在的问题，及时检举违法行为，使执法查处及时到位；二是要有严格的责任考核机构，靠档案局的职能监督和各乡、镇、主管局、机关协作组的监督，实施一级抓一级工程，使执法查处必须到位；三是要有公开的评议监督机制，使政务公开并主动听取人大、司法、法制部门以及被管理对象的评议意见，使执法查处自觉到位。
几年来，我们认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《吉林省档案条例》、《吉林市档案管理办法》等法规、规章，查处了档案工作中的违法行为，使执法落到了实处，全区自觉执法、守法，按法办事的意识明显增强。目前，全区形成了以档案馆为中心，以基层档案室为网点的档案信息网络。开发档案信息资源，档案服务实现由封闭服务向开放型服务转变，变被动服务为主动服务，使档案工作为经济工作服务，我们制做了档案馆服务指南，查档须知，并有笔 纸、针线等服务用品，为查档者提供满意服务，围绕经济工作，我们还开展了咨询服务，拓宽利用渠道，为领导决策，技术改造，解决经济纠纷，追回欠款，购房、农转非、寻找亲人、机构改革等提供有效服务，使利用率、利用效果更加明显，几年来，接待利用档案27862人次，利用档案31256卷次，其中取得明显经济效益和社会效益1365起，间接取得经济效益600余万元，得到人民赞扬。

                                                                          刊登在《中国档案》2002.增刊